Ein Briefing für Eventfotografen ist eine kurze, übersichtliche Beschreibung der Veranstaltung, der wichtigen Momente und der gewünschten Bilder. Bei der Buchung eines Fotoautomaten hilft dasselbe Vorgehen, um Location, Betriebszeit, Erscheinungsbild und Gästeerlebnis zu klären.

„Wir haben eine Firmenveranstaltung“ ist ein guter Gesprächseinstieg. Angebot und Vorbereitung werden aber erst dann präzise, wenn ein paar konkrete Angaben dazukommen. Dafür braucht es kein zwanzigseitiges Dokument – eine gut aufgebaute E-Mail reicht oft schon aus.

Zuerst die sicheren Eckpunkte

Halten Sie Datum, Location, Art der Veranstaltung und die erwartete Gästezahl fest. Trennen Sie die Betriebszeit klar von der Gesamtdauer der Veranstaltung. Wenn das Programm vom Nachmittag bis Mitternacht dauert, aber nur nach dem Abendessen fotografiert werden soll, ist das ein wichtiger Unterschied.

Aus den Services können Sie Ihren Favoriten auswählen, aber es hilft auch schon, wenn nur das Ziel klar ist. Für gemeinsame Gruppenfotos, schnelle Eventfotos und kreative Porträts eignen sich jeweils unterschiedliche Lösungen.

Zur Location braucht es mehr als die Adresse

Hilfreich sind ein Grundriss, die Größe der freien Fläche, ob es sich um Innen- oder Außenbereich handelt, und wie lange der Zugang dauert. Geben Sie Lademöglichkeiten, verfügbaren Strom in der Nähe und bekannte Angaben zur Internetverbindung an. Wenn etwas noch unsicher ist, schreiben Sie das ebenfalls dazu – so lässt es sich rechtzeitig klären.

Für den Fotografen von Instant Photo geben Sie die wichtigen Personen und Programmpunkte an. Wer begrüßt wen, wann ist die Preisverleihung, wann kommt das ganze Team zusammen? Während der Veranstaltung sollte es eine Ansprechperson geben, die auch Änderungen mitteilt.

Diese Vorlage können Sie verwenden

Art und Zweck der Veranstaltung:

Datum, Location, erwartete Gästezahl:

Gewünschte Fotografie- bzw. Betriebszeit:

Gewählter Service oder gewünschtes Erlebnis:

Wichtige Programmpunkte und priorisierte Gruppenfotos:

Innen-/Außenbereich, freie Fläche, Zugang:

Stromversorgung und bekannte Netzwerkgegebenheiten:

Bedarf an Druck und digitaler Übergabe:

Erscheinungsbild, Fotorahmen, eigener Hintergrund oder KI-Stil:

Ansprechperson vor Ort und Freigabe für Grafiken:

Nennen Sie auch den Zweck der Bilder

Eine Erinnerung für Gäste, ein Bericht auf der Website und internes Kommunikationsmaterial erfordern jeweils unterschiedliche Bilder. Wenn Sie ein Hoch- oder Querformat, eine bestimmte Person oder eine schnelle Übergabe benötigen, teilen Sie das im Voraus mit. So kann sich der Fotograf gezielt vorbereiten.

Es lohnt sich, die finale Programmversion und die freigegebenen Elemente des Erscheinungsbilds an einem Ort zu sammeln. Das macht auch die Zusammenarbeit vor Ort entspannter.

Senden Sie die Eventdaten über das Angebotsformular. Falls noch Details fehlen, beginnen wir einfach mit den sicheren Eckpunkten.