Die Mietdauer der SelfieBox sollte danach ausgerichtet werden, wann die Gäste tatsächlich Zeit zum Fotografieren haben. Der Zeitpunkt von Abendessen, Reden, Bühnenprogramm und Abreisen sagt mehr aus als die reine Gesamtlänge der Veranstaltung.

Bei einer sechsstündigen Veranstaltung gibt es leicht nur zwei oder drei freiere Zeitfenster für gemeinsame Fotos. Der Fotoautomat ist ein geduldiges Gerät, aber die gebuchte Zeit nützt nur, wenn die Gäste in dieser Zeit auch tatsächlich dorthin kommen.

Zeichnet die wirklich freien Zeitfenster auf

Schreibt Ankunft, feste Programmpunkte und die offenen Abschnitte untereinander auf. Markiert, wann freie Bewegung möglich ist und wann viele Gäste voraussichtlich gleichzeitig fotografieren gehen. Eine Konferenzpause ist kurz, ein Gespräch nach dem Abendessen ist flexibler.

Bei einer Hochzeit denkt an Familienmitglieder, die früher gehen. Bei einer Firmenveranstaltung schaut auch, wann die organisierten Transfers starten. Das Fotografieren mag auf dem Papier verfügbar sein, während ein Teil der Gesellschaft bereits im Bus sitzt.

Ein einfaches Timing-Beispiel

Angenommen, die Gäste kommen um 18 Uhr an, von 19 bis 20 Uhr ist Abendessen, danach folgt ein offenes Programm. Eine mögliche Lösung ist, den Empfang und den Abendteil einzuplanen, die Bedingungen für eine mögliche Pause während des Abendessens müssen aber gesondert abgestimmt werden.

Dies ist ein Planungsbeispiel, kein fertiges Paketangebot. Es sollte nicht automatisch angenommen werden, dass der Service pausiert werden kann oder dass die Wartezeit zwischen zwei Zeitfenstern kostenlos ist. Im individuellen Angebot sollten Beginn, Ende und jede Pause klar festgehalten sein.

Der Aufbau ist eine eigene Zeit

Das SelfieBox-Datenblatt sieht einen Aufbau vor Beginn vor. Behandelt die Vorbereitung vor Ort getrennt von der Betriebszeit, die den Gästen zur Verfügung steht. Dasselbe gilt für den Abbau: Auch dieser sollte nicht missverständlich mit dem Fotoprogramm vermischt werden.

Fragt auch nach der Möglichkeit und den Bedingungen einer Verlängerung. Es ist gut zu wissen, was passiert, wenn der Abend länger dauert, verlasst euch aber nicht darauf, dass vor Ort sicher freie Zusatzkapazität vorhanden ist.

Wann lohnt es sich, mehr Zeit einzuplanen?

Wenn die Gäste in mehreren Wellen ankommen, ihr viele Gruppenfotos wollt oder eine kreative Stilwahl Teil des Ablaufs ist. Bei den KI-Porträterlebnissen braucht auch die Auswahl und das Betrachten des Ergebnisses Zeit.

Mit einem genauen Zeitplan lässt sich leichter eine Betriebszeit wählen, die nicht nur lang klingt, sondern sich bei der Veranstaltung auch wirklich gut nutzen lässt.